Sede Electrónica

La aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), ha marcado un hito en el camino hacia una Administración moderna y plenamente integrada en la sociedad de la información. En ella se ha reconocido de forma definitiva el derecho de los ciudadanos a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.

Ha supuesto una nueva concepción, respecto a la anterior normativa, determinando el paso de que las Administraciones “podrán” establecer canales de relación mediante medios electrónicos a la “obligación” de tener que establecerlos.

De este modo, la Ley consagra la relación con las Administraciones Públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligación correlativa para tales Administraciones. 

Dicho reconocimiento suscita cuestiones de diversa índole, siendo sin duda la más importante la referente a la adaptación de las Administraciones Públicas a la realidad que imponen las nuevas tecnologías. Adaptación no sólo de sus medios humanos y materiales sino también de sus procedimientos y formas de actuación, por lo que se hace preciso, entre otras tareas, crear y definir claramente la Sede Electrónica a través de la que se establecen las relaciones con la Administración.

Analizando la normativa vigente y reguladora de las Sedes Electrónicas, encontramos que con carácter general está la propia Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos; la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo; el Real Decreto 1671/2009, de de 6 de noviembre, de de desarrollo parcial LACSP, de aplicación a la Administración General del Estado y el Real Decreto 3/2010, de 8 de Enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Fundamentalmente la Sede Electrónica de las Administraciones Públicas, queda regulada en los artículos 10 y siguientes de la LAECSP que recogen los criterios relativos a su forma de creación, titularidad, gestión y responsabilidad, otorgando, no obstante, un amplio margen de autorregulación.

¿Qué entendemos por Sede Electrónica?

Si atendemos a lo dispuesto en la LAECSP, la Sede Electrónica «es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias», en definitiva, la dirección electrónica (nombre de dominio o sitio web) que facilita el ejercicio de derechos y cumplimiento de deberes por medios electrónicos.

¿Qué requisitos debe cumplir?

Su creación conlleva la responsabilidad del titular de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.

Cada Administración Pública determinará las condiciones e instrumentos de creación de las sedes electrónica, con sujeción a los principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso debe de garantizarse la identificación del titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de las sugerencias y quejas.

Dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones en entornos seguros siempre que sean necesarias, lo que implica establecer canales que garanticen el principio de Integridad y Veracidad de los trámites, y velando por la seguridad de la información que es necesaria en todo procedimiento administrativo, y en caso de verse vulnerada la seguridad, proceder a la anulabilidad del acto de la Administración. 

La Publicación en las sedes electrónicas de informaciones, servicios, y transacciones, deberá respetar los principios de accesibilidad y usabilidad de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estándares abiertos y en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

La publicación en la sede electrónica de los Boletines Oficiales, tendrá el mismo efecto que la edición impresa del boletín oficial y con las mismas condiciones y garantías que se derivan del título Preliminar del Código Civil y en las restantes normas aplicables.

Las publicaciones de actos y comunicaciones que por disposición legal deban de realizarse en el Tablón de Anuncios o Edictos, podrá ser sustituida o complementada por su publicación en la Sede Electrónica del Organismo Correspondiente.

Con respecto a las condiciones para la identificación y autenticación de la Administración para con los ciudadanos y viceversa. Destacar que los ciudadanos podrán identificarse ante la administración por medio del DNI electrónico, certificados, Sistemas de firma electrónica avanzada, incluidos los basados en certificado electrónico admitidos por las Administraciones Públicas y así mismo otros sistemas de firma electrónica , como la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario, la aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos , en los términos y condiciones que en cada caso se determinen.

Las sedes electrónicas utilizarán para identificarse y garantizar una comunicación segura con las mismas, sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente. Este certificado evita la suplantación y proporciona al usuario la seguridad de que la web que está visitando realmente pertenece a la administración correspondiente. Así mismo proporciona el entorno necesario para encriptar las conexiones entre los usuarios y la web, protegiendo de esta forma cualquier información que se introduzca o se consulte desde la Sede Electrónica. Las últimas versiones de navegadores más comunes Explorer y Firefox, notifican de forma visual si una web dispone de certificado de Sede Electrónica, y en caso de ser así, permiten consultar la información asociada a la entidad que la gestiona.

Se establece la obligación de las Administraciones Publicas de crear registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Y la obligatoriedad de dar publicidad en el Boletín Oficial a la disposición de creación del Registro electrónico, y su texto integro debe de estar disponible en la Sede Electrónica de acceso al registro.

Debiendo determinarse respecto al Registro Electrónico, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquella, los días que se considerarán inhábiles a los efectos de los plazos imputables tanto a los interesados como a la propia Administración. No será de aplicación a los registros electrónicos lo regulado en el art 48,5 de la ley 30/1992, en lo referente a “Cuando un día fuese hábil en el municipio o Comunidad Autónoma en que residiese el interesado, e inhábil en la sede del órgano administrativo, o a la inversa, se considerará inhábil en todo caso. 

Las Administraciones publicarán, en el correspondiente Boletín Oficial y en la propia sede electrónica, aquellos medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada ejercicio de su derecho a comunicarse con ellas.

Cabe resaltar que en ningún momento se estructura la forma y procedimiento para la creación de la Sede Electrónica, dejando este campo abierto al desarrollo de normativa específica por parte de la Administracion titular de la Sede, lo que se debe plasmar en la aprobación de unas ordenanzas o reglamento en la que se regulen todos estos aspectos.

Hasta aquí la regulación con carácter general que se establece en la LAECSP referente a la Sede Electrónica.

La posterior publicación del RD 1671/2009, de 6 de Noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la LAECSP, y cuyo ámbito de aplicación es el de la Administración General del Estado, viene a configurar la Sede Electrónica como el elemento clave en la comunicación jurídica con los ciudadanos en soporte electrónico. Reforzando la fiabilidad de la misma, mediante tres tipos de medidas:

1) asegurar la plena identificación y diferenciación de estas direcciones como punto de prestación de servicios de comunicación con los interesados.
2) Establecer el conjunto de servicios característicos así como el alcance de su eficacia y responsabilidad.
3) Imponer un régimen común de creación, de forma que se evite la desorientación que para el ciudadano podría significar una excesiva dispersión de tales direcciones.

Por ello, dado el carácter de esta norma y en ausencia de normativa específica para la Administración Local, se aconseja tomar como referencia la misma, para la creación de la Sede Electrónica de las administraciones locales.

 ¿Como crear la Sede Electrónica?

Se creará mediante la orden correspondiente o resolución del titular del organismo público, que deberá publicarse en el Boletín Oficial correspondiente.

Debe especificar el ámbito de aplicación de la sede, que podrá ser la totalidad de la Administración u organismo público, o uno o varios de sus órganos con rango, al menos, de dirección general.

Debe identificar la dirección electrónica de referencia de la sede, su titular, así como del órgano u órganos encargados de la gestión y de los servicios puestos a disposición de los ciudadanos en la misma, los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede, con expresión, en su caso, de los teléfonos y oficinas a través de los cuales también puede accederse a los mismos, los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas y cualquier otra circunstancia que se considere conveniente para la correcta identificación de la sede y su fiabilidad.

¿Qué características debe tener?

Se debe realizar a través de ella todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la autenticación de la Administración Pública o de los ciudadanos por medios electrónicos.

Se podrá crear una o varias subsedes derivadas de una sede electrónica principal, debiendo resultar accesibles desde esta, sin perjuicio de que también sea posible el acceso electrónico directo.

Se debe hacer constar de forma visible e inequívoca que se trata de la Sede Electrónica de la Administración u organismo correspondiente.

Debe tener accesible su documento de creación.

Los sistemas de información que soporten las sedes electrónicas deberán garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de las informaciones que manejan.

¿Qué contenidos debe tener, como mínimo?

a) Identificación de la sede, así como del órgano u órganos titulares y de los responsables de la gestión y de los servicios puestos a disposición en la misma y, en su caso, de las subsedes de ella derivadas.

b) Información necesaria para la correcta utilización de la sede incluyendo el mapa de la sede electrónica o información equivalente, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles, así como la relacionada con propiedad intelectual.

c) Servicios de asesoramiento electrónico al usuario para la correcta utilización de la sede.

d) Sistema de verificación de los certificados de la sede, que estará accesible de forma directa y gratuita.

e) Relación de sistemas de firma electrónica que, conforme a lo previsto en el real decreto, sean admitidos o utilizados en la sede. 

f) Normas de creación del registro o registros electrónicos accesibles desde la sede.

g) Información relacionada con la protección de datos de carácter personal, incluyendo un enlace con la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos.

¿Qué servicios debe poner a disposición de los ciudadanos, como mínimo?

a) Relación de los servicios disponibles en la sede electrónica.
b) Carta de servicios y carta de servicios electrónicos.
c) Relación de los medios electrónicos a los que se refiere el artículo 27.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
d) Enlace para la formulación de sugerencias y quejas ante los órganos que en cada caso resulten competentes.
e) Acceso, en su caso, al estado de tramitación del expediente.
f) En su caso, publicación de los diarios o boletines.
g) En su caso, publicación electrónica de actos y comunicaciones que deban publicarse en tablón de anuncios o edictos, indicando el carácter sustitutivo o complementario de la publicación electrónica.
h) Verificación de los sellos electrónicos de los órganos u organismos públicos que abarque la sede.
i) Comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos u organismos públicos que abarca la sede que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación.

j) Indicación de la fecha y hora oficial a los efectos previstos en el artículo 26.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Los órganos titulares responsables de la sede podrán además incluir en la misma otros servicios o contenidos, con sujeción a lo previsto en el artículo 10 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y el R.D.1671/2009.

No será necesario recoger en las subsedes la información y los servicios a que se refieren los apartados anteriores cuando ya figuren en la sede de la que aquéllas derivan.

Las sedes electrónicas cuyo titular tenga competencia sobre territorios con régimen de cooficialidad lingüística posibilitarán el acceso a sus contenidos y servicios en las lenguas correspondientes.

Hay que destacar como la normativa presta una atención singularizada al uso de los medios de identificación y autenticación electrónica que parte de la Administración, estableciendo la necesidad de incorporación de sellos o marcas de tiempo que acrediten la fecha de adopción de los actos y documentos que se emitan. Igualmente se ha dispensado una atención especial a la autenticación en el seno de la actuación automatizada.

Con respecto a la identificación de las sedes electrónicas, estas deben identificarse mediante sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente. Con carácter adicional y para su identificación inmediata, los ciudadanos dispondrán de la información general obligatoria que debe constar en las mismas de acuerdo con lo establecido en el real decreto.

Al respecto los certificados electrónicos de sede electrónica tendrán, al menos, los siguientes contenidos:

a) Descripción del tipo de certificado, con la denominación «sede electrónica».
b) Nombre descriptivo de la sede electrónica.
c) Denominación del nombre del dominio.
d) Número de identificación fiscal de la entidad suscriptora.
e) Unidad administrativa suscriptora del certificado.

El uso de los certificados de sede electrónica está limitado a la identificación de la sede, quedando excluida su aplicación para la firma electrónica de documentos y trámites.

El Esquema Nacional de Seguridad, al que se refiere el artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, determina las características y requisitos que cumplirán los sistemas de firma electrónica, los certificados y los medios equivalentes que se establezcan en las sedes electrónicas para la identificación y garantía de una comunicación segura.

Asimismo, se desarrolla la Ley en relación con las comunicaciones y notificaciones electrónicas (artículos 32 y siguientes) estableciendo las garantías necesarias para que las facilidades incluidas en la Ley 11/2007 no se conviertan en una desventaja para los intereses de los ciudadanos así como del interés general.

Igualmente, el Real Decreto es consciente de la importancia de integrar, desde la misma incorporación de los documentos, aquella información que permita su gestión, archivo y recuperación.

  

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