Presentado el Sistema de Gestión de Decretos y firma electrónica

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El pasado jueves 23 de Abril, pudimos hacer la presentación oficial del SISTEMA DE GESTIÓN DE DECRETOS Y FIRMA ELECTRÓNICA, un sistema integral de gestión telemática de Decretos y documentos asociados,ya implantado para toda la Diputación de Cádiz y sus organismos autónomos, que utiliza la firma electrónica de documentos como piedra angular, asociando la aplicación conel sistema de firma electrónica de documentos Portafirm@s.

Era uno de los proyectos emblemáticos, dentro de una serie de proyectos, que tienen como objetivo lograr a final de 2009 estar en condiciones de afrontar el reto que supone el cumplimiento de la Ley 11/2007, de Acceso electrónico de los Ciudadanos a los Servicios público.

Ambos sistemas (Gestión de Decretos y firma electrónica) se encuentran implantados para toda la Diputación de Cádiz y sus organismos autónomos desde noviembre de 2008. La puesta en marcha de los mismos ha supuesto un cambio radical en el modo de trabajo del conjunto de la Diputación y ha implicado un gran esfuerzo de rediseño de procedimientos y de normalización gráfica y documental; consiguiéndose importantes mejoras de los tiempos de tramitación, de ahorro de papel, y de racionalización de los procedimientos.

Destacar que la Diputación de Cádiz es la primera Diputación andaluza y de las primeras en el ámbito nacional en implantar el uso de la firma electrónica como único modo de firmar los documentos asociados a trámites relacionados con el funcionamiento administrativo de los servicios.

A fecha de 20 de abril de 2009 el sistema ha tramitado 12.025 documentos, de los cuales 7.493 son Decretos, 234 Certificados, 1.989 Notificaciones y 2.087 Traslados. Estos datos revelan el importante impacto que ha tenido en el funcionamiento interno de la Diputación y su repercusión en toda la gestión posterior de cara a Ayuntamientos y Ciudadanía.

Para poner en producción e implantar esta aplicación software hemos tenido que montar todo un sistema de información integrado, basado en software abierto e interoperable con las demás administraciones, tomando como modelo la plataforma de la Junta de Andalucía; evolucionándola y adaptándola al contexto de la Diputación a partir de la misma.

Por coherencia con las líneas estratégicas de la Diputación en este ámbito en los últimos años, así como por las necesidades de integración de distintos aplicativos y tecnologías, se ha optado por plantear un modelo donde una única plataforma tecnológica albergue todo lo necesario para poder telematizar todos los procesos, a través de la cual se canalizarán todos los procedimientos articulados en flujos y donde se regulará todas las actividades del empleado público. De forma, que estamos en condiciones de hacer posible una administración electrónica real en la corporación, y durante los próximos meses en los ayuntamientos a los que damos servicio.

También la plataforma es capaz, a través de una capa de integración, de conectarse con otros aplicativos y sistemas bases de datos que ya disponen los ayuntamientos. Desde este punto de vista, la solución por la que hemos optado es integradora con la situación informática de partida de cualquier ayuntamiento, no siendo agresiva en este sentido, por lo que no se trata de desechar nada, sino de integrar lo que tienen para poder convertirlos en servicios de valor añadido para sus vecinos.

La plataforma utilizada es la plataforma de software libre Port@firmas. El Sistema Port@firmas permite la gestión electrónica de la firma de documentos de todo el personal que intervienen en estos procedimientos de la Diputación de Cádiz, agilizando la tramitación de los mismos y permitiendo su consulta y gestión desde cualquier punto de la Red Corporativa de Datos de la Diputación, así como desde cualquier puesto informático con conexión a Internet.

Se basa en el uso de Certificados Digitales Reconocidos y en el sistema @firma.

Se han implantado una serie de componente que conforman el nuevo Sistema de Información Integrado de la Diputación, contando con:

– Plataforma de tramitación Electrónica.

– Sistema de modelado de procedimiento.

– Sistema @firma, como plataforma de firma electrónica.

– Sistema Port@firma, como sistema de gestión de firma.

– Notario Electrónico.

– Custodia de documentos.

– Sistema de verificación de firmas.

Con estos elementos se garantiza tanto la integridad de los documentos, como la fecha fehaciente de firma de los mismos.

La complejidad de implantar una aplicación software de este tipo, que abarca al conjunto de la Diputación y sus organismos autónomos, ha supuesto un proceso de análisis, rediseño, adecuación y de cambio de métodos de trabajo, que ha necesitado:

– Dotar de tarjeta de identificación electrónica a la gran mayoría del personal funcionario.

– Formación de más de 600 funcionarios que son tramitadores directos sobre la aplicación.

– Racionalizar todos los procedimientos, normalizar las plantillas, aplicar la nueva imagen corporativa a los mismos, etc.

Una elemental prudencia nos ha llevado a que coexistieran desde el 1 de Noviembre hasta el 15 de Enero, tanto el documento en papel y firmado de forma manuscrita como el documento electrónico y firmado digitalmente. A partir de dicha fecha y considerando que el sistema estaba suficientemente probado, con más de 2.000 decretos y una cifra similar de Notificaciones, Certificaciones y Traslados; se dio el paso definitivo para que fuese el único medio que se utilizase para estos trámites de forma que a día de hoy solo se consideran válidos los que se hayan tramitados de forma electrónica y firmado mediante firma electrónica.

Igualmente, aunque en este caso no de manera exclusiva, la plataforma soporta la firma de cualquier otro documento, trámite o procedimiento, que se irán introduciendo paulatinamente.

Todo esto nos posiciona en una situación inmejorable para a partir de aquí poder ir incorporando los diversos trámites de administración electrónica para los Ayuntamientos y los ciudadanos.

Estos desarrollos lo hemos puesto a disposición de la Junta de Andalucía, que ha subvencionado la elaboración de los mismo, para su uso por otras administraciones y en los próximos meses abordaremos su implantación en seis Ayuntamiento de la Provincia, para posteriormente ir extendiendo a todos los Ayuntamientos de nuestro ámbito de actuación, asimismo hemos firmado convenio con alguna Mancomunidad para el soporte de sus aplicaciones sobre esta plataforma.

Quiero agradecer desde aquí, el esfuerzo realizado para la implantación del Sistema de Información Integrado y la aplicación de gestión de Decretos, a todo el personal participante, tanto de Secretaría General como en el Servicio de Sociedad de la Información y de nuestra empresa Epicsa, muy especialmente a Marta, Juan, Antonio García, Joaquín Ruiz, Antonio Galán; igualmente a la empresa colaboradora Everis, especialmente a Javier, Manolo y Elena.

Son estos proyectos, junto con otros en desarrollo actualmente, los que están consiguiendo que nos pongamos al frente de la provincia en cuanto administración electrónica se refiere.

2 comentarios en “Presentado el Sistema de Gestión de Decretos y firma electrónica

  1. Paco buenas, soy Javier de Everis.
    Enhorabuena por tu Blog, muy interesante y además en un formato muy atractivo, incluyendo tanto aspectos laborales como lúdicos.
    Gracias desde el punto de vista profesional por la referencia a Everis y en lo personal por la referencia a mí, a Manuel y a Elena.
    Para nosotros es un orgullo poder estar ayudándoos en los grandes retos que estáis abordando.

    Saludos.

    • Gracias Javier, por tu comentario.
      En cuanto a vuestra mención es lo mínimo, dado el esfuerzo y la colaboración que habéis puesto en un proyecto con una enorme complejidad de implantación, por su volumen, pero que hoy esta plenamente operativo y funcionando a satisfacción.

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