Resumen Ley 39/2015, en materia de Administración Electrónica

PACAP-v.2

Resumen de la Ley 39/2015, de 1 de Octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administración Públicas, en lo que respecta a la Administración Electrónica.

La Constitución establece en su artículo 103, los principios que deben regir la actuación de las Administraciones Públicas, entre los que destacan el de eficacia y el de legalidad, al imponer el sometimiento pleno de la actividad administrativa a La Ley y el Derecho.

La presente ley, entre otros aspectos, regula los derechos y garantías mínimas que corresponde a todos los ciudadanos respecto de la tutela de la actividad administrativa. Define el procedimiento administrativo entendido como él “… conjunto ordenado de trámites y actuaciones formalmente realizadas, según el cauce legalmente previsto, para dictar un acto administrativo o expresa la voluntad de la Administración…”

Introduce importantes disposiciones en materia de Administración Electrónica, al considerar que el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación ha venido afectando profundamente a la forma y al contenido de las relaciones de la Administración con los ciudadanos y las empresas.

Da un paso más sobre la Ley 11/2007, considerando que la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las Administración, porque una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantía de los interesado.

Por otra parte viene a tratar de solucionar los problemas que presentaban en esta materia la dispersión normativa y superposición de distintos regímenes jurídicos.

Las principales disposiciones en materia de Administración Electrónica, contenidas en esta Ley son:

Artículo 6. Registros electrónicos de apoderamientos.

Exigen que los registros generales y particulares de apoderamiento de cada una de las Administraciones, sean plenamente interoperables.

Deben permitir comprobar válidamente la representación de quienes actúen en nombre de terceros mediante consulta a otros registros administrativos.

Los registros mercantiles, de la propiedad y notariales serán interoperables con los registros electrónicos generales.

El apoderamiento “apud acta” se otorgará mediante comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica.

Artículo 9. Sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento.

Establece la obligación de verificar la identidad de los interesados en los procedimientos por a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, en particular serán admitidos los siguientes sistemas:

  • Certificados electrónicos reconocidos.
  • Sello electrónico.
  • Sistema de claves concertadas

Artículo 10. Sistemas de firma admitido por las Administraciones Públicas.

Los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.

Por medios electrónicos se consideran validos:

  • Sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada
  • Sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado
  • Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido.

Artículo 12. Las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la administración por medios electrónicos.

Si alguno de los interesados no disponen de los medios electrónicos su identificación y firma podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello.

Se debe crear un registro donde constarán los funcionarios habilitados para la identificación o firma regulada en este artículo, debiendo constar al menos los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registro.

Artículo 13. Derechos de las personas a relacionarse con las Administraciones Públicas.

  1. A comunicarse con las Administraciones Públicas a través de un Punto de Acceso General electrónico de la Administración.
  2. A ser asistido en el uso de medios electrónicos.

Artículo 14. Derecho y obligaciones de relacionarse electrónicamente con las Administraciones.

Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Pública a través de medios electrónicos o no, y será obligatorio el uso de medios electrónicos para las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación, quienes representen a un interesado, los empleados de las Administraciones Públicas, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración y quienes reglamentariamente determinen las Administraciones, para determinados procedimientos y ciertos colectivos que tengan acreditado el uso y disponibilidad de medios electrónicos.

Artículo 16. Registro.

Cada administración dispondrá de un Registro Electrónico General. Los organismos vinculados o dependientes podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que dependen que funcionara como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada organismo.

En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.

Los registros electrónicos de todas y cada una de las administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten.

Los documentos que se presenten deberán ser digitalizados para su incorporación al expediente administrativo electrónico devolviéndose el original al interesado.

Reglamentariamente las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos, para colectivos que acrediten tener acceso a los medios electrónicos.

Se debe hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos.

Artículo 17. Archivo de documentos.

Se debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados.

Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta.

Los medios o soportes en que se almacenen deberán contar con medidas de seguridad de acuerdo con el ENI.

Artículo 21. Obligación de resolver.

La Administración está obligada a dictar resolución expresa y a notificarla en todos los procedimientos cualesquiera que sea su forma de iniciación.

Se deberá publicar y mantener actualizada en el portal web, a efectos informativos, las relaciones de procedimiento de su competencia, con indicación de los plazos máximos de duración de los mismos, así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.

Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas.

Las administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:

  • Ser archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
  • Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización
  • Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
  • Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
  • Incorporar la firma electrónica.

Se consideran válidos los documentos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.

No requerirán firma electrónica los que se publiquen con carácter meramente informativos ni los que no formen parte de un expediente electrónico.

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias.

Las copias autenticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

Se podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Se debe mantener actualizado un registro donde constarán los funcionarios habilitados para copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados. En este registro constarán al menos los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registro.

Tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas, en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Deberán ajustarse al ENI y el ESI y sus normas técnicas de desarrollo, para ello debe:

  • Incluir los metadatos que acredite su condición de copia.
  • Requerirán que el documento haya sido digitalizado.
  • Las copias en soporte papel de documentos electrónicos contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación

A través de la sede electrónica se hará público los códigos seguros de verificación.

Artículo 28. Documentos aportados por el interesado al procedimiento administrativo.

Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier administración.

Se presumirá que la consulta u obtención es autorizado por los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa.

En ausencia de oposición del interesado, las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos.

Artículo 35. Motivación

Serán motivados, con sucinta referencia de hechos y fundamentos de derechos.

Artículo 41. Condiciones generales para la práctica de las notificaciones.

Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirla por esta vía.

Las notificaciones serán válidas siempre que permitan tener constancia de su envío o puesta a disposición, de la recepción o acceso por el interesado o su representante, de sus fechas y horas, del contenido íntegro, y de la identidad fidedigna del remitente y destinatario de la misma.

Reglamentariamente las Administraciones podrán establecer la obligación de practicar electrónicamente las notificaciones para determinados procedimientos y para ciertos colectivos.

Adicionalmente, el interesado podrá identificar un dispositivo electrónico y/o una dirección de correo electrónico que servirán para el envío de los avisos.

Artículo 43. Práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos.

Se practicarán mediante la comparecencia en Sede Electrónica, entendiéndose como el acceso por el interesado debidamente identificado al contenido de la notificación.

Se entenderá practicada la notificación en el momento en que se produzca el acceso a su contenido, se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición sin que se acceda al contenido.

Los interesados podrán acceder a las notificaciones desde el Punto de Acceso General electrónico de la Administración.

Artículo 53. Derechos del interesado en el procedimiento administrativo.

Los interesados tienen derecho a conocer en cualquier momento el estado de la tramitación, el sentido del silencio administrativo, a acceder y obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.

Esta información para los que se relacionen por medios electrónicos la obtendrán en el PAGE o en las Sedes correspondientes.

Artículo 70. Expediente Administrativo.

Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas.

Los expedientes tendrán formato electrónico, índice numerado de todos los documentos que contengan cuando se remitan, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Cuando sea preciso remitir el expediente electrónico se hará de acuerdo con el ENI y sus normas técnicas, se enviará completo, foliado, autenticado y acompañado de su índice igualmente autenticado de los documentos que contenga.

No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos.

Artículo 132. Planificación Normativa.

Anualmente se hará público un Plan Normativo, que se publicará en el Portal de Transparencia.

Se considera que con carácter previo a cualquier Ley o Reglamento se sustanciará una consulta pública a través del portal web de la Administración competente.

Disposición adicional segunda: Adhesión de las CC.AA. y EE.LL. a las plataformas y registros de la AGE.

Para cumplir con lo previsto en materia de registro electrónico de apoderamiento, registro electrónico, archivo electrónico único, plataforma de intermediación de datos y punto de acceso general electrónico de la Administración, las CC.AA. y EE.LL. podrán adherirse voluntariamente y a través de medios electrónicos a las plataformas y registros establecidos al efecto por la AGE.

Su no adhesión deberá justificarse en términos de eficiencia y deberá garantizar que se cumple con los requisitos del ENI, ENS, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes registros y plataformas.

Disposición adicional tercera. Notificación por medio de anuncio publicado en el BOE.

El BOE pondrá a disposición de las diversas administraciones un sistema automatizado de remisión y gestión telemática para la publicación de los anuncios de notificación en el mismo previsto.

En los procedimientos administrativos que cuenta con normativa específica de concurrir los supuesto del art. 44 de esta Ley, las notificaciones se hará mediante un anuncio publicado en el BOE.

No conllevará contraprestación económica por parte del BOE.

Disposición adicional cuarta. Oficinas de asistencia en materia de registro.

Se deberá mantener actualizado en la sede electrónica un directorio geográfico que permita al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próximo a su domicilio.

Disposición transitoria primera. Archivo de documentos.

Siempre que sea posible, los documentos en papel de procedimientos administrativos anteriores a la entrada en vigor de esta ley, deberán digitalizarse.

Disposición final quinta. Adaptación normativa.

En el plazo de un año a partir de la entrada en vigor de la Ley se deberán adecuar a la misma los distintos procedimientos normativos que sean incompatibles con esta Ley.

Disposición final séptima. Entrada en vigor.

Entrará en vigor al año de su publicación

No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efecto a los dos años de la entrada en vigor de la Ley.

Un pensamiento en “Resumen Ley 39/2015, en materia de Administración Electrónica”

  1. Estimado D. Francisco:

    Podría dejarme su correo personal?? para así yo poder dirigirme a Ud. privadamente. Muchas gracias y reciba un cordial saludo.

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