Aplicación para Asesoría Jurídica

En fecha reciente, se ha puesto oficialmente en producción la aplicación web desarrollada para la gestión de la Asesoría Jurídica de la Diputación de Cádiz.

El trabajo realizado ha consistido en la construcción e implementación de un Sistema de Expedientes Jurídicos, para su utilización por la Diputación, pero que cuenta con la posibilidad de ser reutilizado por las entidades locales que lo precisen a partir de su inclusión en el Repositorio de Software Libre de la Junta de Andalucía.

Su desarrollo ha estado a cargo de la firma Servicios Avanzados para las Instituciones, S.L. (Viavansi) con la supervisión técnica y el soporte de EPICSA y financiado por la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de la Junta de Andalucía.

Con la misma se consigue una gestión integral de la actividad de una unidad administrativa de estas características con plena adaptación al entorno de la Administracion electrónica, bajo el imperativo de la Ley 11/2007, de 22 junio, de Acceso Electronico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

Está realizada en Java usando JSF y diseño Modelo-Vista-Controlador, y viene a sustituir tras dos años de trabajo, con grandes mejoras la vieja aplicación en Acces con la que venían trabajando.

Simplifica y amplia los procesos que usaban anteriormente teniendo como eje fundamental una integración muy intuitiva con las herramientas habilitantes corporativas existentes actualmente como Secretaría General para la gestión de decretos y sus documentos asociados, Sicalwin para consultas y asignación de partidas y operaciones previas en la gestión de facturas. Portafirm@ para la ingente cantidad de documentos que maneja el Servicio, Plantill@, para la definición de los mismos, @ries para el control del registro general y el interno del Servicio, Viafirma para el certificado digital, la Intranet para los accesos corporativos, Sell@ como complemento al registro. Alfresco como repositorio documental. Trew@ para los procedimientos disciplinarios. Exchange para la sincronización de las agendas de la aplicación, outlook y los dispositivos móviles. Notific@ para los solicitantes que se acojan a este medio.

Ha quedado pendiente de conexión para un evolutivo el uso de la plataforma de Notificación legal Lex-Net dado que su uso sigue siendo casi nulo entre los juzgados.

Desde el punto de vista funcional y a grandes rasgos cubre los siguientes propósitos y se estructura en los siguientes módulos interrelacionados entre sí:

Direcciones: Destinado a la gestión de los terceros que se relacionan con la actividad de la Asesoría Jurídica.
Horario: Desde el que se realizan las operaciones de control horario, de salidas y desplazamientos de los usuarios.
Ausencias: Añade al sistema la información sobre las ausencias totales de los usuarios, con efectos sobre la agenda de actuaciones y las previsiones de disponibilidad.
Facturas: Tiene como objeto el registro de la tramitación de facturas relacionadas con la actividad del servicio.
Expedientes: Es el elemento que permite relacionar las incidencias y los documentos que forman parte de un mismo procedimiento mediante su referenciación. Dentro de cada expediente puede accederse tanto a los datos generales que lo identifican, como a las Incidencias, Documentos, Entradas, Salidas, Facturas e Informes que están relacionados con dicho expediente.
Incidencias: Sirve al doble propósito de trasladar a la agenda las actuaciones pendientes que requiere la tramitación de los expedientes, y de dejar un histórico de la sucesión de los eventos de estos.
Agenda: Integrada por la agenda personal, combinación de las tareas relacionadas con los expedientes y las tareas personales, y de la agenda común, que permite la coordinación de las actuaciones y disponibilidad. De todo el personal.
Documentos: Recoge toda la actividad que origina el flujo documental de la unidad administrativa. Desde las distintas opciones se gestionan los documentos producidos por la Asesoría y sus Salidas, y las Entradas de los recibidos, tanto los relacionados con expedientes como la gestión del control horario, de las ausencias y de la actividad general del servicio, así como los Informes que se elaboran a partir de los datos de la aplicación.
Calculadora de plazos: Herramienta auxiliar que permite calcular los plazos para la realización de actuaciones con efectos jurídicos.
Administración: Disponible para los usuarios con perfil Administrador, sirve para la realización de las operaciones de mantenimiento de la aplicación.

Parte Pública de la aplicación:

Dispone además de un módulo público para que los solicitantes de servicios sobre todos los Alcaldes acogidos al Servicio de Asistencia a Municipios puedan desde la web consultar el estado de tramitación de sus expedientes y descargarse los documentos procedimentales.

Las personas autorizadas por las entidades solicitantes de los servicios de la Asesoría Jurídica, pueden acceder a algunas de sus funcionalidades, lo que les permite un seguimiento en tiempo real de la situación de los asuntos que tienen encomendados. Para las entidades externas a la Diputación el ámbito de la información ofrecida es el de toda la entidad. Para la Diputación el acceso puede abarcar toda la entidad o un Área determinada.

Los usuarios de la parte pública disponen de las siguientes funcionalidades:

Expedientes: Búsqueda y consulta de los datos generales.
Incidencias: Acceso al historial de incidencias de cada expediente.
Documentos: A través del historial de incidencias podrán descargar los documentos asociados a éstas cuando:

La incidencia sea de tipo “otras”. La incidencia sea de un tipo distinto a “otras” y su        documento asociado esté en situación “Enviado”, «Entregado” o   “Guardado”.

 Agenda: La agenda de la parte pública muestra las tareas relacionadas con incidencias de los expedientes de la entidad o del Área solicitante a la que pertenece el usuario.
Direcciones: Se muestra información de los datos de contacto del Responsable, Tribunal y Procurador del expediente consultado.

Entorno de trabajo:

Los módulos que se acaban de describir se agrupan en una serie de pestañas que aparecen
en la parte superior del escritorio de la aplicación, pestañas que, a su vez, dan acceso a
distintas opciones, y dentro de cada una de ellas, a partir de listados, se accede a los
formularios para la creación, edición y consulta de los registros correspondientes:

• Direcciones.
• Expedientes.
• Agenda.
• Horario.
• Documentos.
• Facturas.
• Administracion (para usuarios con perfil de Administrador).

Quiero felicitar públicamente a todos los que han participado en este trabajo, de forma colectiva al personal de las empresas Viavansi y EPICSA que han trabajado en el proyecto y singularmente a Alfonso e Isidro, porque sin ellos el resultado no hubiera sido el obtenido. ¡¡ Gracias ¡¡

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